テレワークをはじめるとき、まず導入を考えるのは、オンライン会議（テレビ会議・ビデオ会議）システムではないでしょうか。一昔前まではオンライン会議を行うには専用の機械が必要でしたが、いまは普通のパソコンやスマホでも簡単にオンライン会議を行うことができます。そこでここでは、誰でも簡単に使えるオンライン会議システムについて紹介します。
オンライン会議システムとは
オンライン会議システムというと、それ専用の機械を導入しないと使えないように考えている方もいるかもしれませんが、実は無料で利用できるアプリを使って、自宅や職場のパソコン、スマホなどでも簡単にはじめることができます。
少し前からパソコンを使っている方だとSkypeのような、オンラインで会話やチャットができるツールを知っている方も多いと思います。最近だと、LINEのビデオ通話やiPhoneのFace Timeのように相手の顔を見ながら通話できるアプリを使っている方も多いでしょう。
オンライン会議システムも、このようなアプリと基本的には同じものです。ただし、一対一の通話ではなく、多数の人が同時に参加することが違うだけなのです。
さきほどあげたLINEビデオ通話も、最大200人まで同時に通話することができます。これもちょっとしたミーティングに使えるオンライン会議システムだと言ってもよいでしょう。
ただし、仕事で使うのであればもう少しミーティングに適した機能が多いアプリの方が良さそうです。そこで、ここではオンライン会議をするときに使える、おすすめのアプリを紹介したいと思います。
Zoom
Zoomミーティングは、パソコンでもスマホでも簡単に使えるオンライン会議システムです。セミナーやミーティングなどをオンラインで開催するために開発されたアプリですので、多くの人が参加するミーティングが簡単にひらけるようになっています。
Zoomでミーティングをはじめたいと思ったら、誰かがそのミーティングの主催者（ホスト）になり、あらかじめ会議を開催する日時を設定して、会議ごとに専用のURLを生成して、ミーティングの参加者に招待URLまたは、ミーティングIDをメールなどで送るだけです。
あとは指定された時間に、その招待URLをクリックするか、ZoomのアプリにミーティングIDを入力するだけで、ミーティングに参加することができます。
Zooｍは、オンライン上でミーティングをするために開発されたアプリですので、ちょっとした打ち合せをオンライン上で行うのにちょうどよいアプリと言えます。無料のアカウントでも最大100名まで同時にミーティングに参加できますので、手軽に扱えるアプリとしては十分な機能を持っていると言えるでしょう。
Skype
Skypeでもオンライン会議を行うことができます。もともとはテレビ電話を想定して作られたアプリでしたが、テレビ会議にも対応した機能が加わったことで、簡単にオンラインミーティングを行えるようになりました。
Skypeでは事前にIDを知っている相手と、最大50人までのビデオ通話ができるのに加えて、｢会議｣機能を使うと、さきほどのZoomと同じように参加用のURLを生成して未登録のゲストを招待できるようになっています。ゲストはブラウザまたはSkypeアプリから、ユーザー登録せずにミーティングに参加することができます。
アカウントの登録もせず、サインインもなしでも参加可能なことは、さきほどのZoomと同じです。このような機能があると、ホスト側がミーティングの用意をするだけで、参加者はとくになんの準備もなくミーティングに参加できます。
ハングアウト
Googleが提供しているSNS型アプリのハングアウトでも、かんたんなオンライン会議を行うことができます。ハングアウトはGoogleのアカウントさえ持っていれば、誰でも利用可能です。
ハングアウトでは一度に最大10人までの相手とビデオ通話ができます。Googleのアカウント（Gmail）はほとんどの方が持っていると思いますし、メールアドレスとして利用している方も多いと思いますので、アカウントを共有することにも抵抗が少ないのではないでしょうか。
Googleには、Googleドキュメントのような、共有したファイルを編集する機能もありますので、こうした機能と合わせて利用することで、効果的にミーティングを進めることができます。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、ビジネスチャットとビデオ会議の機能を持ったコラボレーションツールです。無料版でも最大300人までの利用ができることが特徴です。
ホストだけでなく、ゲスト側にもMicrosoftアカウントが必要となりますが、チャットやビデオ会議をしながら、同じ画面上でワードやエクセル、パワーポイントといったOfficeのアプリを使った共同作業が行えるのも大きなメリットと言えるでしょう。
オンライン会議に必要な機材
このように、パソコンやスマホがあれば簡単にオンライン会議をはじめることができるのですが、最低限必要な機材があります。たとえば、パソコンでZoomミーティングに参加するには、マイクやカメラ、スピーカーなどが必要になります。そこで、どのような機材が必要なのか、簡単に紹介したいと思います。
カメラ
最近のノートパソコンやスマホの場合、もともとカメラがついていることが多いと思います。オンライン会議だからといって特別なカメラを用意する必要はなく、こうしたパソコンやスマホに内蔵されたカメラでも十分です。
デスクトップパソコンなどでカメラがついていない場合には、別途Webカメラを用意する必要があります。とはいえ、そんなに高いものを用意する必要はなく、数千円で売っているようなもので全く問題ありません。
USBで接続できるものがほとんどで、とくに難しい設定が必要になることもほとんどありません。
マイク
これも、ちょっとしたミーティングを行う程度であれば、パソコンやスマホに内蔵されているマイクで十分です。Webカメラを別に用意した場合は、Webカメラにもマイクが内蔵されていることが多いので、このマイクを利用するのもよいでしょう。
パソコンやスマホのマイクを使うときの注意点は、周りの音も拾ってしまうことです。自宅でミーティングに参加するときは、周りの音が気になることもあるかもしれません。そんなときは、Webカメラに内蔵されたマイクをつかうか、別途マイクを用意してもよいかもしれません。
スマホなどでハンズフリーのヘッドセットなどを利用されている方は、それを流用することもできます。マイク付きのヘッドフォンなどを利用するのもよいでしょう。
ちょっとしたミーティングを行うだけなら、わざわざ高い機材を用意する必要はありませんが、本格的なオンライン会議を行うときには専用のマイクを用意するとうまくいくこともあります。
とくに、1箇所に複数人が集まってオンライン会議に参加するときは、広範囲に音を拾える会議用のマイクがあると、相手側にも声がよく届きます。
スピーカー・ヘッドフォン
相手の声を聞くためには、スピーカーやヘッドフォンが必要になります。これもパソコンやスマホに内蔵されているスピーカを使っても問題ありません。
周りの音が気になるようなときは、ヘッドフォンやヘッドセットを使うと、相手の声がよく聞こえてミーティングもはかどるでしょう。
まとめ
このほかにも、オンライン会議に向いたアプリはたくさんありますが、今回はその中でも手軽に利用できるアプリを中心に紹介しました。
とくにここで紹介したZoomなどは、オンラインでミーティングを行うことに特化したアプリですので、簡単にオンラインミーティングを開くことができます。ここでは詳しく紹介しませんが、画面を共有したり、ホワイトボードやファイル共有機能なども持っていますので、無料で使えるアプリとしては必要十分なのではないでしょうか。
そのほかのアプリも、ここでは紹介しきれなかった機能がたくさんあります。アプリに興味を持たれた方は、詳しい機能を紹介したサイトが他にもたくさんありますので、そちらを参照してください。
オンラインで会議をするというと、難しいことのように感じるかもしれませんが、このように無料のアプリと自宅や職場にあるパソコンやスマホだけで、簡単に行うことができるのです。こうしたアプリを活用して、仕事の効率をあげることを検討してみてください。
株式会社樫乃屋では、オンライン会議の導入に関する相談や、アプリの使い方、パソコン、インターネットなどの設定をサポートいたします。初回の相談や見積もりは無料ですので、お気軽にご相談ください。
