コロナ禍により事業の運営に悩まれている中小企業の経営者や個人事業主の方は多いと思います。そこでこの記事では、テレワークを導入しスムーズに運用するには何が必要なのか解説します。ポストコロナ・ウィズコロナの時代に即した働き方を検討する際の参考にしてください。
テレワークとは
はじめに、テレワークとはどういう働き方なのかについて説明します。
情報通信技術を用いた場所や時間にとらわれない働き方
テレワークとは情報通信技術（ICT）を活用した柔軟な働き方のことです。テレワークを導入することで、時間や場所にとらわれずに自由に働くことができます。新型コロナウイルス感染症の拡大により世界的に注目されている働き方で、日本でも少しずつ定着しつつあります。
それでは、テレワークにはどのような働き方があるのでしょうか。タイプ別に見ていきたいと思います。
在宅勤務
在宅勤務はテレワークのスタイルとして一般的なものです。オフィスに出勤せずに自宅にいながら勤務をします。通勤する必要がなく、これまで通勤のために使っていた時間を自由に活用できるのがメリットです。在宅勤務は自宅で介護や育児などの必要がある人や障害によって通勤が困難な人のために生まれました。災害で通勤が困難な従業員に対して一時的に在宅勤務が適用されることもあります。
モバイルワーク
移動中に仕事をするスタイルのことです。顧客先や交通機関の車内、カフェなど、移動中や待機時間などの隙間の時間を利用して仕事をします。外出先で仕事をすることで時間を有効活用できるのがメリットです。オフィスに戻らずに外回りだけでも仕事を完結できます。
サテライト／コワーキング
サテライトオフィスやコワーキングスペースを活用した働き方です。オフィス以外に設置された業務に使えるスペースを利用します。従業員の自宅の近くに作業スペースがあれば、通勤時間の削減につながりますし、感染症の拡大防止にも役立ちます。
ワーケーション
ワーケーションとはワークとバケーションを組み合わせた言葉です。勤務先以外のスペースで働くのはサテライトオフィスと似ています。ワーケーションでは、休暇を仕事と両立させる点がポイントであり、温泉地やリゾート地などで働きながら余暇も楽しむスタイルです。最近ではテレワークに対応した宿泊プランが増えているため、ワーケーションが実現しやすくなっています。
テレワークのメリット
では、テレワークを導入すると企業にどのようなメリットが生まれるのでしょうか。
コロナ禍で感染リスクを抑えられる
他人と接触する機会が減るため、コロナの感染リスクを抑えられるのがメリットです。通勤する必要がないため、通勤時間の削減や通勤交通費の削減にも役立ちます。
在宅勤務であれば、外に出ないで自宅の中だけで仕事をすることも可能です。人と会う機会がなくなるため、コロナの感染が拡大している状況でも安心して働くことができます。企業にとってもコロナの感染拡大を防ぐことで、社会に貢献することができます。
通勤・移動時間による心身へのストレスの軽減
毎日発生していた通勤・移動時間が短縮されて心身の負担が軽減されます。人によっては毎日1時間以上かけて通勤している人もいますが、それは大きな負担となっています。
心身のストレスを減らすことで、従業員が病気にかかるリスクも減らすことができます。また、通勤時間の削減によってプライベートを充実させることにもつながります。その結果、仕事の質を高める効果が期待できるなど、従業員の負担が減るだけでなく企業にとっても良い効果が生まれます。
邪魔されず集中して仕事に取り組める
一人だけの空間で仕事ができるため、周囲から邪魔をされる機会が減って、仕事に集中できるようになります。オフィスで仕事をしていると、周りの騒音や人の気配が気になって仕事に集中できないこともあります。また、話しかけられたり雑用を頼まれたりすることで、本来の仕事にかける時間が減ることもあるでしょう。オフィスの外で仕事ができれば、周囲の影響を受ける機会が減るため、仕事への集中度が高まります。従業員の生産性があがることが企業にとってのメリットと言えるでしょう。
テレワーク導入の流れ
では、実際にテレワークを導入する場合には、どのような点に気をつければ良いのでしょうか。
ルールを策定する
新しい制度の導入のためには明確なルールを設ける必要があります。具体的には、対象者の選定、対象業務の選定、実施頻度、人事評価の仕方などについて決める必要があります。
事前にルールを明確に定めておかないと、運用を開始してからさまざまなトラブルが起きる可能性があります。あらかじめ起きうる事態を想定して、スムーズに運用できるようにルール作りを進めておくことが大切です。
情報通信環境を整える
テレワークは情報通信環境が整っていてこそ活用できる働き方です。そのため、まずは社内や従業員の情報通信環境を確認して必要な設備導入を進めましょう。
テレワークを推進するためには、従業員の自宅の環境整備が必要なケースもあります。たとえば、満足なネット環境が構築されていなかったり、セキュリティ対策が行なわれていなかったりと、従業員それぞれの環境は異なります。なかには、十分なスペックのパソコンを所有していないケースもあるでしょう。通信環境やデバイスなど、従業員の自宅の環境を整備することにも会社が積極的に関わることは大切です。
また、ソフト面での対策も重要となります。勤怠管理ツールや業務管理ツール、ウェブ会議ツールなどを導入して、従業員がテレワークで働ける環境を整備することが大切です。離れていても働ける、そして会社が従業員を管理することができる環境作りが、テレワークの導入の成否を決める要因となります。
セキュリティ対策をする
テレワークを実施するためにはセキュリティ対策が欠かせません。業務に関わる重要な情報を社外で使用することになるからです。業務に関する情報は会社にとっては重要な情報資産であり、しっかり守ることが求められます。そのためにセキュリティ方針や行動指針を明確にして、安全に利用するルールを定める必要があります。
セキュリティ対策は大きく分けると人為的なものと技術的なものに分けられます。セキュリティツールを導入したとしても、実際に情報資産を扱う従業員の意識が低ければ簡単に情報漏えいが起きてしまうからです。セキュリティツールの導入だけではなく、情報を扱うルールづくりや従業員の意識改革も重要といえるでしょう。
研修・説明会の開催
テレワークの対象者やその上司、同僚など関係者に対して研修や説明会を実施することも大切です。「新しい働き方」についての理解を深めることで、スムーズに運用を行なうことができます。内容としては、テレワークの目的や必要性、今後の体制、ITツールなどについてです。特に目的や必要性を理解させることが重要となります。
試行・実施の開始
ここまで準備を進めた上で、実際にテレワークの運用を始めます。ただし、いきなり本格的にスタートするのではなく、まずは試行期間を設けることが大切です。たとえば、3ヶ月から6ヶ月程度は試行期間を設けて、その効果や問題点などについて検証します。最初は思うように進まないことがありトラブルも続出するでしょう。そのため、試行期間を設けておくことが重要です。入念な準備を重ねることで失敗するリスクを減らすようにしましょう。
評価と改善
実際にテレワークの運用を進めた後は、適切な評価を行うことが必要です。当初の目的と照らし合わせて正しく運用できているか、期待された通りの効果が出たのか確認します。さらに、今後の課題について明らかにすることも大事です。
予想通りに進まなかった場合は、上手くいかなかった理由やその背景を探ってください。従業員の環境の整備に問題があったとか、テレワークへの理解や意識が低かったなど、なにかしら明確な理由が見えてくるでしょう。
実際にテレワークの評価をする際は、アンケート調査やヒアリング、グループインタビューといった方法を用います。量的な調査と質的な調査の両方を行い、総合的に評価していくのです。従業員の声を聞くことが大切であり、見つかった課題については適切な対応策を考えて改善を図ります。
テレワーク導入は補助金やコンサルティングを活用しよう
小規模な事業者がテレワークを導入することは大変です。運用上の問題だけでなく費用面での問題も解決しなければなりません。そこでおすすめしたいのが、補助金の有効活用やコンサルティングを依頼する方法です。
テレワーク導入にかかる費用を補助する制度がある
現在のコロナ禍の状況下で、国や地方自治体は企業に対して積極的にテレワークを導入することを推進しています。そこで、企業がテレワークを導入するにあたり、様々な補助金が用意されています。
テレワークを導入するためにはどうしても設備投資が必要となり、そのための予算を用意できない企業はたくさんあります。そこで、補助金を用意することでテレワーク導入を促しているのです。
実際に補助金を利用してテレワークの導入に成功した企業もあります。たとえば、IT導入補助金も、テレワークに活用することが可能です。IT導入補助金では、勤怠管理ツールや業務管理ツールなどのITツールを導入する際にかかる経費の一部について補助を受けられます。補助金を活用することで、設備投資の負担を軽減できるのです。
そのほかにも地方自治体が独自にテレワーク導入促進のための補助金を設けている場合があります。こうした補助金の多くはパソコンやネットワーク機器の購入が認められているため、自己負担を減らしながら従業員の情報通信環境を整えることができます。
テレワーク導入のコンサルティングサービスがある
これから初めてテレワークを導入する場合、どこから手をつけたら良いかわからないこともあるでしょう。そもそもテレワークに関するノウハウがないことも多く、ルール作りや設備導入などについて悩むことも多いのではないでしょうか。
テレワーク導入にあたり、外部のコンサルティングサービスを利用することで、自社に適したテレワークの提案やアドバイスなどを受けることができます。コンサルタントがテレワークを成功に導いてくれるため、安心してテレワークの導入に踏み切ることができます。テレワーク導入のためのプロセス構築からテレワークに適合する業務の可視化、テレワークの定着支援などコンサルティングには幅広いサポートが含まれています。
補助金・コンサルティングを利用してテレワークを導入しよう
企業がコロナへの対応に追われる中で、従業員の負担を減らし事業の効率化を図るテレワークの導入は、小規模な事業者でも検討する価値があります。また、テレワークにはコロナの感染拡大を防ぐという意味で、社会貢献にも役立つ対策です。
テレワークをスムーズに運用するには、ルールと環境の整備が重要となります。しかし、小規模な事業者にとっては費用面での負担が大きいことも事実です。
テレワークの導入にあたり、外部のコンサルタントを利用して、自社の事業に見合った環境整備を進めるとともに、補助金を活用して費用面での負担を減らす方法を検討してみてください。
